יישום מערכת QAD ERP בינלאומית מונחת טריגרים – מניסיונה של חברת Voltaire
אודות Voltaire
חברת Voltaire הוקמה בשנת 1997 והינה ספקית מובילה של פתרונות תשתית למערכות ורשתות מחשבים במרכזי נתונים ומידע, מחשוב עתיר ביצועים וסביבות מחשוב עננים (Cloud Computing). החברה מפתחת ומשווקת פתרונות תוכנה ומיתוג למערכות אחסון ושרתים עתירי מחשוב.
על לקוחותיה של החברה נמנים ארגונים מהגדולים בעולם: נאס"א, איירבאס, בואינג, מעבדות האטום האמריקאיות, הונדה, פולקסווגן ועוד. לחברה הסכמי OEM עם חברות מובילות כגון: יבמ,HP, סיליקון גרפיקס והיא מבצעת בנוסף מכירות באופן ישיר.
Voltaire היא חברה ציבורית שמניותיה נסחרות בנאסד"ק (NASDAQ: VOLT) מאז יולי 2007.
אתגרים בניהול החברה
אומר מוטי גרייסס, סמנכ"ל תפעול ב-Voltaire: "החברה מעסיקה כ-220 עובדים בפריסה גיאוגרפית רחבה: 160 עובדים בישראל העוסקים בייצור ופיתוח, 50 עובדים ב- ארה"ב בפעילויות שיווק, מכירות ושרות והשאר באירופה וביפן. פעילות זו מחייבת מוטת שליטה בזמן אמת".
למוטי רקע רחב בתחום התפעול והמחשוב הארגוני בענף ההיי-טק בישראל שנצבר במהלך ה-38 השנים האחרונות. מוטי עבד בחברות רבות ומוכרות ביניהן: תממ-תעשיה אווירית, ECI, פיברוניקס, אורבוטק, אפרת טכנולוגיות (היום קומברס), כרומטיקס ועוד. באופן זה נחשף לפעילותן של מערכות ERP שונות.
מוסיף מוטי: "בחברות START-UP ישנה נטייה בשלב הראשון, כשלחברה אין משאבים כספיים ושדרה ניהולית מקיפה, למחשב את תחום הכספים. זאת מאחר ובעלי תפקידים בתחום הכספים הנם הראשונים להצטרף לחברה ומצטרפים להנהלה שהמיקוד שלה טכנולוגי. צוות זה בוחר לרוב מערכת ERP מקומית שתומכת באופן מיטבי בניהול תחום הכספים. זה היה גם המצב ב-Voltaire, אך עם התפתחות של החברה והפעילות: בצוע ייצור של דגמים ואספקת מהדורות ללקוחות נדרשה תמיכה מקיפה בנושאי התפעול".
לאחר בחינה שבוצעה במהלך מספר חודשים, אובחן כי מערכת ה-ERP הקיימת אכן נותנת מענה מקיף וטוב בנושא הפיננסי אך בנושא התפעול התגלו חוסרים שונים.
מציין מוטי: " אנחנו מייצרים ב-MASS PRODUCTION ונדרשנו לעקיבות מלאה בנושא מספרים סידוריים לצרכי תמיכה ושרות; ערך מלאי בכל רגע נתון, ויישום מהלכי תכנון-MRP מדויקים. המעבר לאימוץ מערכת ERP בינלאומית חייב תיאום מלא עם מערך הכספים. רצינו מערכת אינטגרטיבית אחת והיה חשוב להגיע לשיתוף הפעולה מלא עם גורמי הכספים והבקרה. התנאי היחידי שדרש מנהל אגף הכספים היה מעבר בתחילת שנה ולא במהלכה".
מהלך היישום
מציין מוטי: "היינו צריכים לקראת סוף השנה להוציא משלוחים במיליוני $ ובמקביל ליישם את מערכת ה-ERP החדשה. לצורך זה הוקמו צוותי יישום בתחומים השונים: רכש, כספים, מלאי, ייצור, Sales Administration ועוד".
בצוע מהלך יישום מערכת ה QAD Applications בינלאומית היווה הזדמנות מצוינת לארגון מחדש של התשתיות המחשוב. מוסיף מוטי: "עשינו "פסח", הגדרנו את המספרים הקטלוגים (מק"טים) בצורה שונה; שינינו את הקודים של הספקים (כשמערכת ERP מוקמת על ידי מחלקת הכספים לספקי יש קודים, אני מעדיף בניהול התפעול שבמקום הקוד של הספק יופיע תיאור קצר של הספק), ועוד".
התקבלו החלטות גם על שינוי תפיסה לגבי הקמת עצי המוצר כאשר כל מוצר חדש נפתח לפי השיטה החדשה . במערכת הוחלט לאמץ שפת עבודה באנגלית בלבד לשם אחידות בטרמינולוגיה והקשר עם גורמים שונים בחו"ל.
התבצע טיוב של הנתונים לשם העברתם למערכת החדשה וכן בוצעו ספירות מלאי תכופות בכדי להעביר נתוני מלאי מעודכנים למערכת. יישום המערכת בוצע תוך מתן דגש לשני נושאים נוספים: ניהול לפי טריגרים ואספקת מידע ניהולי.
ניהול לפי טריגרים
אומר מוטי: "אני חסיד נאמן לכך שהמערכת צריכה להתריע למשתמשי מפתח שונים כאשר מתקיימים תהליכים הדורשים את תשומת ליבם. לכן הטמענו מנגנוני טריגרים המקושרים והתראות, באמצעות שליחת הודעות דואר אוטומטיות לרשימת תפוצה מוגדרת ל-OUTLOOK האישי
הדוגמאות לצורך לניהול לפי טריגרים רבות ומגוונות:
בתחום הפיתוח - אנשי פתוח מזמינים רכיבים שונים הנדרשים לפתוח, כאשר רכיב מגיע למחסן מופעל טריגר ואיש הפיתוח הרלוונטי מקבל מייל אוטומטית.
בתחום אמינות הנתונים – כאשר נפתח ספק חדש ולא הוטמע מידע חשוב אודותיו כגון: תנאי תשלום, מופעל טריגר ונשלחים מיילים לבעלי העניין לשם בצוע השלמת הנתונים.
שיווק ומכירות: כאשר מתקבלת הזמנת לקוח בארגון מתבצעת בדיקה תמחירית ומופעל טריגר השולח מייל לבעלי התפקידים הכולל מידע אודות רמת הרווחיות לשם אישור סופי של ההזמנה.
מחסן – בעת שקבלן משנה מסיים את הכנת המשלוח, מופעל טריגר ונשלח מייל לאחראים לשנע את המשלוח אל הלקוח.
שרות/מעבדה – ברגע שמגיע מכשיר לתיקון, מקבלת הודעה במייל לגבי ה-RMA.
אומר מוטי: "ניהול לפי טריגרים מאפשר לנו למחשב צמתים קריטיים בתהליך ולעקוב אחר בצוע של מהלכי ה-EXECUTION ברמה היום יומית, ללא צורך בהפקת דוחות תפעוליים. אין ספק שיכולת זו של המערכת, אשר מניעה תהליכים, משפרת את התרומה המתקבלת בארגון מהשימוש במערכת ה-ERP ".
נתונים להנהלה
במהלך היישום בוצעו עיבודים לגבי אופן הצגת המידע התפעולי בכדי לאפשר להנהלה לקבל החלטות על בסיס נתוני המערכת. בין הנושאים שטופלו: מעקב אחר עלות המכר (Cost of Goods Sold) , רמות מלאי לאורך הרבעון, ניהול תחזיות, היבטים הקשורים לאסטרטגיית המכירות לשווקים השונים ועוד.
מוסיף מוטי: " מניסיוני, מערכות ERP אינן מספקות בבסיסן מידע ניהולי מין המוכן מאחר וכל מנכ"ל או ראש תחום מנהל בהתאם לתפיסתו, לכן יש להתאים את המידע הניהולי לצרכים".
בנוסף, בוצעה הדרכה למשתמשים לגבי השימוש במחוללי דוחות שפותחו בסביבת
UI NET. QAD המחוללים מאפשרים למשתמשים פשוטים להפיק דוחות, להעבירם לאקסל כאשר הנגישות לנתונים הנה פשוטה ואינטואיטיבית.
לסיכום
מסכם מוטי: "אני ממליץ לכל חברת היי-טק לשקול הטמעת מערכת QAD ERP בינלאומית בשלבים הראשונים לפעילותה. אני יכול לציין מניסיוני כי הטמעת מערכת כזו בשלב הראשון מקלה מאד על התפתחות החברה בהיבטים שונים: עמידה ברגולציות שונות כגון רגולציות FDA, קשר עם גורמי חוץ, תמיכה בפריסה גיאוגרפית רחבה, אימוץ טרמינולוגיה, שיטות עבודה והרגלי עבודה בינלאומיים ועוד".