Ctrl IT - מודול מבית SIT לניהול בקרה תקציבית ארגונית. פתרון , מושתת אינטרנט , לתהליך של ייזום דרישות הרכש, ניתוב הדרישות למאשרים ואישורים אלקטרוניים, תוך בקרה תקציבית מלאה.
תיאור המערכת:
- הגדרות היררכיות ארגוניות כחלק מתהליך ה- work flow (סבב אישורים, כמות אישורים, מאשרים עצמם ועוד).
- הגדרת התקציב לפי כרטיס או / ולפי מרכזי רווח או כחלק מפרוייקט במגוון רמות של הגדרה.
- הכנסת דרישת רכש למערכת הן דרך ה- WEB והן בעבודה מקומית.
- רכש של כל הפריטים הרלוונטיים לארגון (פריטי Memo, אינוונטר או פריטים הנדרשים לפי ריצת MRP )
- ניתוב הדרישה לאישור באמצעות דואר אלקטרוני ומעקב עליה.
- אישור / דחייה של הבקשה במערכת ה- WEB ומתן התראה במקרה של חריגה תקציבית, או לחילופין חסימה במצב של חריגה מתקציב.\שינוי מסלול האישורים במקרה של חריגה תקציבית.
- מעקב ובקרה תקציבית ב- 6 רמות.
אישור דרישות הרכש:
ייצור, תחזוקה ונווט דרישות מרובות שורות במסלול האישורים.
מסלול האישורים מתבסס על סוג הזמנת הרכש ו/או עלות ההזמנה ו/או המחלקה אליה משתייך מייסד הדרישה.
מערכת ניהול בקרה תקציבית מתייחסת לנושא התפקיד הנכלל בקטגוריה הנדרשת על מנת לאשר את הדרישה.
באפשרות המערכת גם לשלוח הודעת E-mail עבור כל תנועה של הדרישה ליוזם הבקשה ולסבב המשתמשים הנוגעים לבקשה זו ולמחלקת הרכש.
בקרה תקציבית
ניהול מקיף של התקציב באמצעות מטריצה תקציבית שנותנת תמונת מצב על פני ציר הזמן של כל התנועות הקשורות לסעיף התקציבי.
בקרה בשש רמות:
- דרישת רכש לא מאושרת
- דרישות מאושרות
- הזמנות רכש
- קבלה למלאי
- חשבונית ספק
- תנועות פיננסיות אחרות
- מערכת ניהול בקרה תקציבית מציגה את הבקרה התקציבית כפונקציה של תכנון מול ביצוע בפועל.
המטריצה עצמה ניתנת לחיתוכים והצגות שונות לדוגמא: מטריצה רבעונית, מטריצה שנתית,
מטריצה פרויקטלית ועוד.
- Drill Down מכל רמה של הבקרה התקציבית עד לרמה הבסיסית.
- מגוון רחב של דוחות ניהול בקרה תקציבית מאפשר לקבל את כל הפרטים על דרישה בודדת, קבוצת דרישות וכן מבט
כולל על כל הארגון.