סיפורי לקוח - Tableau

טרנספורמציה דיגיטלית בימי הקורונה באוניברסיטה הפתוחה

 אורי ברדה: מנהל מחלקת מערכות מידע או"פ, זיוה ברוידא: ראש מינהל המחשוב או"פ, רמי ענבר: מנהל המרכז לדאטה ובינה ארגונית או"פ, אלי גולדפרב: מנכ"ל משותף SIT

האוניברסיטה הפתוחה היא הגדולה מבין 9 האוניברסיטאות בארץ עם כ 50,000 סטודנטים, 800 קורסים  ו- 6000 קבוצות לימוד ב 50 מרכזי לימוד. בשונה ממה שחושבים טרום עידן הקורונה, חלק מהסטודנטים באוניברסיטה הפתוחה למדו בצורה מקוונת, וחלק הגיעו ללימודים פרונטליים במרכזי הלימוד השונים.

הקורונה יצרה מציאות שבה כל מרכזי הלימוד נסגרו, כל הלמידה הפכה למקוונת באופן מלא כמעט מיידית ואילץ את האוניברסיטה הפתוחה להתאים את תהליכי העבודה הארגוניים והשירות לסטודנטים.

הפתרון היה לשלב את מערך ה BI שילווה באופן הדוק את כל השינויים הארגוניים הנדרשים, יצור דשבורדים שינטרו בזמן אמת כל החלטה, יציפו אתגרים מתוך כמויות הנתונים העצומות ובעצם יצור מצב שבו כל התהליך הדרמטי הזה מלווה בקבלת החלטות על בסיס נתונים, כלומר להיות Data Driven.

לפני 8 שנים כש-Tableau  רק התחילה את צעדיה הראשונים בישראל, האוניברסיטה היתה מהחלוצות שבחרו לעבור לכלי BI מודרני בסיוע SIT. ומה שהחל בכמות משתמשים מצומצמת התפתח לכ- 2000 משתמשים היום. המעבר למערכת Tableau מבעוד מועד, אפשרה לאוניברסיטה לאמץ  תפיסה חדשה לדרך שבה עובדים עם ה DATA  הארגוני (קוביות OUT, מודלים גמישים IN).

בנוסף לבחירות הטכנולוגיות הנבונות צוות ה- BI  התגייס למשימה בלהיטות מוגברת מודע לגודל השעה ויצר בזמן שיא עשרות דשבורדים (דשבורד בכל יום!)  שאפשרו למשתמשים לראות נתונים ולתחקר אותם בעצמם, לשאול שאלות חדשות באופן דינמי (Self Service) ,נתנו מענה מהיר ואפקטיבי לכל השאלות שבערו במשתמשים ויצרו כלים ניהוליים ותפעולים שאפשרו להם לצלוח את האתגר.

  • דשבורדים לתכנון מערך הבחינות מרחוק.
  • כלים מבוססי דאטה לבחירת הערכות חלופיות.
  • דשבורדים לניהול ימי הבחינה.
  • כלים להפקת לקחים (האם ההערכה החלופית משקפת את הידע של הסטודנט, איך היא בהשוואה לבחינה קלסית?)
  • הצפת החריגים (הערכה החלופית שגרמה להטיה בציונים, קורסים בהם העבודות לא שיקפו את התוצאות של המבחנים) 

את כל זה ועוד יצרה מחלקת ה– BI בסיוע SIT כאשר נתונים ראשוניים היו זמינים כבר בשבוע הראשון לפרוץ המשבר. הקצב המהיר אפשר לאוניברסיטה הפתוחה לעבור מהסבת קורסים למקוונים לתהליכי ליבה אקדמיים ושיפרו בהתמדה את ההחלטות העסקיות שלהם בסיוע DATA

ההתמודדות המוצלחת עם המצב זיכתה את האוניברסיטה הפתוחה בפרס מצטייני המחשוב לשנת 2020 מטעם אנשים ומחשבים. התמודדות שכללה שימוש בכלים ותפיסות חדשניות וראוי שתהווה השראה לארגונים רבים שעדיין לא שדרגו את תפיסת ה BI שלהם לתפיסה מודרנית יותר.

" תקופת הקורונה הזאת הבהירה לכולנו את החשיבות של דאטה זמין שמאפשר קבלת החלטות בטח בתקופה של משבר. בעזרת Tableau וחברת SIT הוכחתנו לעצמנו את אחד הדברים החשובים ביותר : היכולת לעסוק בחדשנות. ביזמות. אבל בראיה מציאותית, פרקטית, כזו שמובילה לתוצאות אמיתיות. זה בלט בשיא תקופת המשבר: תקופה שבה לכאורה יותר קשה לעשות דברים בפועל! פיתוחים שאותם התחלנו בתקופת הקורונה ימשיכו לסייע לאוניברסיטה הפתוחה בתהליכי ההוראה הרבה שנים גם אחרי שנעבור ב"ה תקופה קשה זו."

רמי ענבר מנהל המרכז לדאטה ובינה ארגונית

SIT שותף זהב כבר 10 שנים. 250 לקוחות והמון נסיון. צרו איתנו קשר ונדון באתגרים שלכם.